设为首页
收藏本站
问卷调查
积分商城
账号
自动登录
找回密码
密码
登录
注册账号
快捷导航
门户
Portal
论坛
BBS
春卷
房产
工作
中古
生活服务
留学
旅游
科丽小春
请
登录
后使用快捷导航
没有账号?
注册账号
时事
社会
财经
娱乐
奇闻
军事
华人
婚姻
地域
留学
导读
生活
物流
推荐
法务
互助
旅游
春淘
户外
兴趣
情感
东京
关西
东北
榜单
日志
相册
圈子
广播
朋友
搜索
搜索
热搜:
工作
旅游
留学
签证
东京
搬家
重仓
手机
物流
本版
文章
帖子
用户
小春网
»
论坛
›
赴日留学区
›
考试学习
›
商务日语篇---文件整理
返回列表
查看:
1509
|
回复:
8
[经验分享]
商务日语篇---文件整理
[复制链接]
ivan
ivan
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2005-11-30
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
发表于 2011-5-9 13:25:11
|
显示全部楼层
|
阅读模式
马上注册,结交更多好友,享用更多功能,让你轻松玩转社区。
您需要
登录
才可以下载或查看,没有账号?
注册账号
x
業務マニュアル ファイリング(商务日语篇---文件整理)
【ファイリングシステムの必要性】 1.ファイリングとファイリングシステム 「ファイリング」とは、普通「必要なときにすぐ利用できるように、文書を整理しておくこと。」と定義されています。事務所などにおける「保管文書整理法」です。 これに対し、「ファイリングシステム」とは、文書の整理だけでなく、「文書をだれがどのように管理するのか。使用頻度が低くなった文書をどこに移して、どのように保存するのか、それを何年後に捨てるのか。」までをも含む、一連のシステムのことです。つまり「受け付けと分類→事務所内での保管や貸し出し→事務所外への移転と保存→廃棄までを標準化された方法によって行うための、一種の制度」ともいえます。(日本でこの意味に用いられる「ファイリングシステム」という言葉は、一種の和製英語。この分野の先進国アメリカでは"Records management"と呼ばれています。 具体的な内容に入る前に、ファイリングシステム導入の必要性と、導入メリットを考えてみましょう。 なお、以下で「文書」というのは、いわゆる「ビジネス文書」のみを指しています。資料類の整理法については他所に譲ります。 2.システム導入によるメリット (1)不要文書の廃棄や、使用頻度が低い文書の他所への移転によって、高価なオフィス・スペースの有効利用・環境改善が可能になる。また、保管文書が減り、必要文書にアクセスしやすくなる。 (2)分類・整理・管理・保管の方法を標準化することによって、だれにでも容易に、しかも短時間で必要な文書が見つけられるようになる。事務能率の向上、人件費の節約につながる。 (3)文書の私物化を許さないので、重複保管がない。その上、文書の廃棄が容易になる。(前任者の残した文書類が、捨てるに捨てられず、不要なのに置いてあることがよくある。「ひとのもの」は捨てづらいからである。) (4)文書の共有によって、個人が持つ貴重な知識・情報が、会社の共有財産となる。これがファイリングシステムの究極の目的。
回复
使用道具
举报
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
千斤顶
显身卡
ivan
ivan
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2005-11-30
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
楼主
|
发表于 2011-5-9 13:25:51
|
显示全部楼层
5.フォルダーによるファイリング 「4.課全体での整理」で整理して残ったファイルをフォルダーに移します。手順は次のとおり。 (1)ファイルの綴じ具やひもをはずしてバラす。 (2)本年度と昨年度の文書に分け、さらに不要文書をチェックして捨てる。昨年度の分は、いったん別にしておく。 (3)本年度分を、題名を見れば中身がすぐわかる程度にまで細分化し、フォルダーに挟む。 (4)見出しに題名を書く。(まだ暫定的。後に検討して確定) フォルダー"folder"(holderではない)とは、綴じ具やマチのない薄い紙ばさみのようなもの。バインダーによるファイルに慣れている人には「挟むだけ」というのは抵抗があるでしょう。しかし、以下のような理由から、ファイリングシステムにおいては、「フォルダーによるファイリング」が推奨されています。 (1)バインダーのように綴じなくてもよいので、すぐファイルできる。不要になればすぐ捨てられる。 (2)一定のスペースに対して、文書収容力が大きい。(バインダーは、中身がなくてもスペースをとってしまう。) (3)文書を小グループに細分化できるので、以下の利点がある。 ・題名を見ればすぐ中身がわかる。(バインダーの場合、いろいろなものを綴じ込みがちで、題名が抽象的になりやすく、検索に時間がかかる。) ・必要なものだけを取り出すことが容易。 ・フォルダーごとに保存年限を決められるので、移し替え・置き換え(後に説明する)・保存・廃棄がフォルダー単位で管理できる。つまり「捨てやすい」。 (注)それでもバインダーにしたければ、バインダーファイリングを専門に研究し、欠点を補う方法を提供している会社(㈱キングダム)もあるので、参考にするとよい。 フォルダーによるファイリングには、「パーティカル・ファイリング法」と「ホリゾンタル・ファイリング法」があります。要は「向き」の違い。見出しの付け方や保存キャビネットが異なるだけで、原理は同じです。詳細は専門書をご覧ください。 6.使いやすいまとめ方・並べ方の検討 いよいよ、フォルダーをまとめる段階に入ります。「使いやすくまとめる」というのが至上命題。いくら整然としていても、使いにくければ何の価値もありません。現場にいて業務を知り尽くしている人たちが、使いやすく作り上げる「ツミアゲ方式」が推奨されているのはこのためです。(この逆が「ワリツケ方式」。詳細は避けますが、うまくいかないことが多いとのこと。)以下に、まとめ方の基本を紹介します。 (1)相手先別 往復文書ファイリングの代表的な整理方式。「だれが・だれと」でまとめるやり方で、発信者・受信者がはっきりしている場合に最適。「アイウエオ順」「地区別分類」「職制による分類」「背番号制」等の並べ方がある。 (2)主題別 なにか具体的なテーマがあって文書を探すときに便利な分類。「なにが」でまとめるやり方。例えば、「人事課」というファイルを作ったが、分厚くなってしまって使いづらかったとき、「採用」「給与」「教育」に分ける・・・というのも「主題別」の分類。 (3)標題別 「注文書」「見積書」「報告書」のように帳票化した文書。 (4)一件別 1つの案件(プロジェクト、工事、訴訟など)の始めから終わりまでを1つのファイルにまとめる方法。 (5)形式別 以上の4つのまとめ方のほかに、「稟議書」「慶弔状」のように、形式でまとめるとよい場合もある。 いずれにしても、よいファイリングをするには、以下のことが大切。 (1)一緒に使うことが多い文書は同じフォルダーに。 (2)一緒に使うことが多いフォルダーはなるべく近くに。 (3)捜しやすくするために、フォルダーの中身は少なく。 (4)見出し類(「ガイド」「山」等)の有効利用。 しかし、例えば(1)と(3)は相反関係。結論としては、「分厚くするより、薄くするのを優先」がプロからのアドバイスです。 さて、課員の知恵をしぼって、分類の仕方や並べ方が決まったら、キャビネットの「本年度用」の段に収納。「配列表」を作り、一番前に置いて並べ方の決まりとします。昨年度の分も同様に処理し、キャビネットの「昨年度用」の段に収納します。どうしても不便な点があれば柔軟に改善していきます。 来年度になれば、「本年度用」の段に入っているフォルダーは、不要文書を廃棄したうえで、「昨年度用」の段に移されます。これを「移し替え」といいます。 押し出された一昨年度の文書は、不要文書廃棄の手順を経て、保存の必要があるもののみ、事務所外に「置き替え("引き継ぎ"と呼ぶ会社もある)」し、「保存」されます。年に一度、日を決めて、文書課が音頭をとり、「移し替え・置き替え」をするとよいでしょう。 これで、個人が私有しているファイルはなくなり、課が管理するものとなりました。古い、不要の文書も事務所から一掃されました。しかし、「これで出来上がり」とはいきません。事務所外への「置き替え・保存」の方法や文書廃棄の基準は、どうするのか。文書の貸し出しはどう管理するのか。「仕掛かり文書」をどう管理するのか、等々。システムを完成させ、維持管理していくための重要な仕事が残っています。
回复
赞
踩
使用道具
举报
显身卡
ivan
ivan
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2005-11-30
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
楼主
|
发表于 2011-5-9 13:26:15
|
显示全部楼层
【システム導入の実際】 1.システム導入の手順 システム導入は以下の手順で行われます。(各項目については後述) (1)文書管理単位の決定 (2)不要文書の廃棄 (3)文書を「課の共有物」として整理 (4)ファイルをばらして「フォルダー」に入れ替える (5)使いやすいまとめ方、並べ方の検討 (6)文書の貸し出し制度、「仕掛かり文書」の管理、置き換え・移し変えの方法、廃棄基準の設定など、「維持管理」の方法の整備 (7)見直しと改善 2.文書管理単位の決定 「文書をどこが持っているか」ということ。現在は、「個人が持っている」状況で、個人にとっては便利でも、管理が行き届かないという欠点があります。この正反対がセントラルファイリングといわれるもので、全社の文書を1カ所に集めて集中管理する方法。この場合、管理は完璧になりますが、そのつどセンターまで文書を取りに出向かなければならず、使う側にとっては大変不便なものになります。 この中間で、「管理もある程度十分できて、しかも使い勝手がよい」という単位は、日本の会社組織でいえば"課"だとされています。 「組織をいくつかの「ファイル保管単位」に分け(通常は課)、各所に責任者をおいて、よく使う文書の保管と管理を任せます。全体の統制は文書課で行う」という方式を「分散ファイル集中管理」と呼んでいます。 現在は、この方式をとるところが多いようです。 3.不要文書の廃棄 保管単位が決まったら(ここでは課として話をすすめる)、まず最初に課の全員が取り組まなければいけないのが、不要文書を捨てること。アメリカでの調査結果や日本でのシステム導入の経験から、次のようなことがわかっています。 ・すぐ捨ててかまわないもの 50% ・捨てられないが事務所に置いておく必要はないもの 30% ・事務所に置く必要があるもの 20% まず各人が自分のファイルをチェックして不要文書を捨てることから始めます。「半分は捨てる」を目標に。以下が不要文書の目安です。 (注)商法などで法的に保存年限が決められているものは、それに従うこと。捨てる前に要チェック。 (1)1年以上前のもので、自分の課の本務ではないもの。その仕事を主管している課が持っているはず。 (2)自課の本務のものでも、1年以上見たことがないものは捨ててもまず大丈夫。(米国の調査によると、文書利用100回のうち、1年以内の文書が99回、半年以内の文書が90回。つまり、1年以上前の文書が必要とされる確率は、たったの1%) (3)清書済みの原稿、訂正済みの変更通知。 (4)参考程度に送られてきた報告書・通知文書。 (5)儀礼的文書類(年賀状・招待状・案内状など。住所が必要ならアドレス帳に) (6)古い新聞・雑誌(必要な記事は切り抜きなどにする) (7)古いカタログや更新済みの統計資料・価格表など。(下手にとっておくと間違いのもと) (8)用済みのファクス・テレックス文書。 (9)社内用の請求伝票や整理表。共有の文書も同様に「大掃除」をします。 4.文書を「課の共通物」として整理 あとに残った全てのファイルを1カ所に持ち寄る。課員全員が集まり、仕分けを始めます。 (1)一昨年以上の前のものはひとまとめにする。(チェックの後、事務所外に移す。文書課、倉庫、地下室、トランクルームなど、事情に応じて。) (2)帳簿・図書は別にする。(両開き保管庫や書棚に) (3)伝票・カード類は別にする。(専用の整理容器を使う) (4)議員に対してもマル秘扱いの文書は、課長のキャビネットなどに入れておく。(課長が自分で整理) ここまでして残ったのは、キャビネットに整理できます。今年度・昨年度の文書ファイル。これらを以下のようにまとめます。 (1)各係の仕事特有のもの(係専用ファイル。係ごとにまとめる) (2)一般的なもの(共用ファイル。同じファイルが数冊出てきた場合、最も完全なものを1部残し、あとは捨てる) (3)資料扱いしたほうがよいもの。(統計表・係数表など) 分厚い1件別ファイルについては、やはり1件別のほうが使いやすいと判断されれば、そのまま保管庫整理に回す。
回复
赞
踩
使用道具
举报
显身卡
莆仙同乡会
莆仙同乡会
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2011-5-15
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
头像被屏蔽
发表于 2011-5-15 21:20:55
|
显示全部楼层
提示:
作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
回复
赞
踩
使用道具
举报
显身卡
小乐猫365
小乐猫365
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2011-5-9
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
发表于 2011-5-17 21:17:27
|
显示全部楼层
不错,分享了。。。
回复
赞
踩
使用道具
举报
显身卡
阿志
阿志
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2007-10-2
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
发表于 2011-5-26 11:55:40
|
显示全部楼层
怎么可能看完?
回复
赞
踩
使用道具
举报
显身卡
fjfqjp333
fjfqjp333
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2011-5-26
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
头像被屏蔽
发表于 2011-5-26 19:07:22
|
显示全部楼层
提示:
作者被禁止或删除 内容自动屏蔽
回复
赞
踩
使用道具
举报
显身卡
ivan
ivan
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2005-11-30
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
楼主
|
发表于 2011-5-26 23:14:06
|
显示全部楼层
打印下来慢慢看
回复
赞
踩
使用道具
举报
显身卡
yen643613
yen643613
当前离线
日志
好友
卖家信用
买家信用
注册时间
2011-6-7
在线时间
小时
显IP卡
狗仔卡
发表于 2011-6-14 19:48:06
|
显示全部楼层
哇~感謝分享~!!!
回复
赞
踩
使用道具
举报
显身卡
返回列表
高级模式
B
Color
Image
Link
Quote
Code
Smilies
@朋友
您需要登录后才可以回帖
登录
|
注册账号
本版积分规则
发表回复
回帖并转播
回帖后跳转到最后一页
声明:网友言论仅代表当事人观点,与本站立场或意愿无关,本站对其内容不负法律责任;未经本站及原作者授权,请勿转载或建立镜像,违者依法必究
手机版
|
商务合作
|
在线客服
|
帮助
|
小春网
客户端
苹果客户端
安卓客户端
电脑新版
触屏版
关于我们
公司简介
经营理念
发展历程
公司动态
联系我们
电话:06-6556-9955
传真:06-6556-9956
邮箱:
[email protected]
地址:大阪市浪速区難波中1-9-6 宮守ビル2F
常务客服微信
微信订阅号
手机客户端
© 2004-2024 小春株式会社 法律顾问 高桥史记 顾问 陈亮
特定商取引法及び古物営業法に基づく表記
, 耗时 0.046151 秒, 8 queries , Redis On.
扫一扫,查看更方便!
快速回复
返回顶部
返回列表