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メール・電話・対面コミュニケーションは使 ...
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[日语资料]
メール・電話・対面コミュニケーションは使い分けよう③
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发表于 2009-7-1 08:44:30
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メールのほうがラク、
電話をかけるのは勇気がいるし何となく怖い、
人に会うのはおっくう、など、
単に勇気が出ない、めんどうくさい
という自分側の都合だけでメールに依存しているようなら、
今日から、使い分けの基準を決めたい。
「相手本意」で考える。
1. 少しでも早く伝えてあげないと相手が困るであろう情報。
2. 自分が相手だったら、微妙なニュアンスも含めて詳しく聞きたいであろう情報。
3. メールを出したけど、相手から返事がこないとき。
これらの場合は相手のために
めんどうくささをおして、勇気をだして、電話をする。
メールは、相手が出先だったりすると
読むまでに時間がかかったり、
送受信のトラブルもあり、確実さでは劣る。
例えば、待ち合わせ場所、時間など予定が急に変更になった、
準備の内容が急に変わった、というような場合、
早く、確実に知らせてあげないと、
相手は、別のところで待ちぼうけをくらったり、
必要のない無駄な作業をさせられてしまう。
こういうときは迷わず電話だ。
また、相手が原稿やイラストなどの仕事を納品した場合、
「自分の仕事はどうだったのか」評価を聞きたがっている。
こういう場合は、相手は、微妙なニュアンスも含めて、
仕事の評価を詳しく聞きたがっているだろう。
とくに、仕事が十分でなくて、直させるような場合、
相手にしてみたら、メールだけではつかめない、
微妙なニュアンスまで知りたい、
確認したいと思うだろう。
また、出したメールに返事が来ない場合、
驚くべきことだが、そのままほったらかしにしてしまう人がいる。
メールのアドレスがまちがっているか、変わった、
送受信の事故、相手のパソコンのトラブル、
セキュリティソフトで迷惑メールに振り分けられてしまった、など
届いていない可能性も十分考えられる。
メールによるトラブルをメールで確認してもしょうがない、
やはり、こういう場合も電話だ。
仕事では、「相手が困る」と想定できた場合、
迷惑がられることを恐れて自分をかばうか?
たとえ迷惑がられても、
相手本意で考えて電話をかける勇気を持つか?
単に勇気が出ないだけなら、勇気は出したほうがいい。
また、コミュニケーションの大半が、メールに傾いている分、
電話をかける、ただそれだけで、何も言わなくても、
「緊急さ」「ことの重要さ」「優先の度合い」が伝わる、
つまり、「特別感」が出せる。
この電話の立ち位置を知って、
電話を、意識して、ここぞというところで、うまく取り入れたい。
とくに、こちらが依頼をし、返事をうかがうような場合は、
メールで返事を取りつけず、折り合いを見て、
めんどうでも、こちらから電話で返事をうかがうといい。
理由はふたつある。
ひとつは、相手本意で考えて、
相手もメールだけでは依頼を受けるのは不安なときもあり、
メールだけでは不明な点、たずねたいこと、
出したい条件などがある場合もある。
電話なら、相手側が知りたい情報も、その場でやりとりして
伝えてあげられる。
もうひとつは、電話は最後の説得の機会でもある。
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